1.1 ¿CERTOOL es un programa de gestión de la documentación?

La gestión de la documentación es sólo una de las múltiples funcionalidades que ofrece CERTOOL.

Los gestores de documentos sólo actúan facilitando la distribución y control de la documentación. CERTOOL, además de cumplir con esta función actúa facilitando la gestión de los procesos y vinculando la información de los procesos de una organización con los documentos respectivos (esto se entiende como una formalización de los procesos). Así mismo, toda la información que se genera en la aplicación de un sistema de gestión, como las no conformidades, auditorías, revisiones del sistema, acciones, etc, vinculados a los procesos definidos por la empresa.

La diferencia con CERTOOL –que es lo que convierte a esta aplicación informática en única- es que la información se suministra a nivel de los procesos y una de las salidas es convertir esta información de forma automática en procedimientos, instrucciones y planes de control. Las modificaciones se realizan a nivel de los procesos y se actualizan a conveniencia del usuario. Este factor es muy importante dada la necesidad de que los sistemas de gestión sean eficaces y eficientes.

1.2 Tenemos un sistema de calidad ya certificado ¿qué uso le puedo dar a CERTOOL?

CERTOOL permite una descripción completa de la organización a través de los sistemas que ésta tenga definidos e implantados. Esto la convierte en una herramienta muy útil para la toma decisiones, ya que permite ver lo que hacemos, cómo lo hacemos y corregir aquello que hacemos mal. Desde el punto de vista de un sistema de calidad, al cubrir la aplicación todos los aspectos relacionados con el mismo, permite tener toda la información del sistema registrada y centralizada en una única aplicación y facilita enormemente su análisis, actualización, mantenimiento, optimiza los procesos de auditoría y elimina en gran parte el papeleo asociado al mismo.

1.3 ¿Existe un manual o ayuda para aprender el uso de la herramienta informática?

La aplicación se proporciona con una Guía de Usuario en la que se explican de manera clara y sencilla su funcionamiento. Además todas las pantallas de la aplicación incluyen un icono mediante el cual se accede a una ayuda particularizada para cada pantalla.

1.4 ¿Cuántos usuarios pueden utilizar CERTOOL al mismo tiempo?

Pueden utilizar CERTOOL al mismo tiempo tantos usuarios cómo licencias de la aplicación se contraten.

1.5 ¿A qué tipo de empresas va dirigido CERTOOL?

A cualquiera, independientemente de su tamaño y del sector en el que opere. La flexibilidad de la aplicación y su ajustado precio permite su implantación en cualquier empresa.

1.6 ¿De qué se compone el programa?

El programa se compone de un módulo principal de gestión por procesos que permite definir y gestionar los elementos del sistema y de diversos módulos que se pueden ir añadiendo en función de las necesidades de la empresa. Los módulos incorporan la evaluación de los sistemas desde diferentes puntos de vista (medio ambiente, calidad, prevención y construcción) y no se pueden adquirir sin el módulo principal ya que necesitan la información contenida en el mismo.

1.7 ¿Es CERTOOL compatible con otras bases de datos o aplicaciones informáticas que puedan existir en la empresa?

CERTOOL no presenta problema alguno de compatibilidad con otras aplicaciones existentes en la empresa y permite realizar importaciones de la información contenida en otras bases de datos de la empresa que esten en formatos compatibles. En otros casos, para la integración con otras aplicaciones se requiere un estudio y un desarrollo a medida.

1.8 ¿Es necesario cumplimentar todas las pantallas de CERTOOL?

La aplicación pretende ser lo más completa posible y ofrecer el máximo número de funcionalidades, no obstante, en muchos casos cierta información que se puede introducir en CERTOOL estará registrada en otras aplicaciones de la empresa sin que esto represente un desaprovechamiento de la aplicación. Hay gran cantidad de información que debe ser introducida en CERTOOL para poder gestionar un sistema pero algunas de las pantallas pretenden ofrecer un valor añadido a aquellas empresas que las consideren de utilidad, no siendo, por tanto, necesario rellenar todas.

1.9 ¿Puedo utilizar CERTOOL para adaptar el sistema de calidad a la norma UNE-EN-ISO 9001:2000?

La filosofía de CERTOOL está orientada a dar cobertura a cualquier sistema de gestión por procesos. Esto hace posible que el usuario pueda definir e implantar los requisitos de un sistema de gestión de calidad conforme a UNE-EN-ISO 9001:2000, ya que dicha norma se basa en uno de sus principios en el modelo de gestión por procesos.